Organisaties die te maken hebben met een gebrek aan communicatiecapaciteit, vragen ons regelmatig een adviseur te detacheren die de winkel een tijdje (mee) open kan houden. Meestal in een beperkt aantal uren. Daar draaien we onze hand niet voor om! Zo ook Sara, die al bij drie detacheringen twee collega’s tegelijkertijd verving. Veel voor elkaar krijgen in weinig tijd vraagt om continu prioriteren, keuzes maken én heldere verwachtingen scheppen. Sara vertelt je hoe zij dit aanpakt. Omdat wij, als communicatieprofessionals, allemaal soms het gevoel hebben handen tekort te komen.
Weten wat er speelt, wat prioriteit heeft en wat bij jou (of bij anderen) hoort
We beginnen detacheringen vaak met een gevoelsmatige achterstand. Onoverkomelijk, want de behoefte is groot, maar de uren beperkt. Regelmatig horen we in de wandelgangen over belangrijke ontwikkelingen die vragen om een kritische communicatieblik. Maar erop acteren is niet vanzelfsprekend, met een mailbox vol verzoeken van collega’s. Vaak met de vraag ontzorgd te worden, bijvoorbeeld met een uitgebreid advies/plan, complete (content)ontwikkeling, coördinatiewerk of aanwezigheid bij allerlei overleggen.
Als je deze situatie herkent, is het als communicatieprofessional belangrijk om een pas op de plaats te maken en jezelf onderstaande vier vragen te stellen.
1. Ben je voldoende op de hoogte van wat er speelt in de organisatie? Kun je op basis daarvan inschatten waar jouw expertise het meeste van waarde is?
2. Heb je een goed beeld van de inhoudelijke prioriteiten van de organisatie, zodat je op basis daarvan kan filteren wat je wel/niet oppakt?
3. Zijn er afspraken gemaakt over welke soorten taken bij jouw functie horen?
4. Kun je een beroep doen op je inhoudelijke collega’s? Nemen ze taken op zich?
Is jouw antwoord op één of meerdere vragen “nee”? Lees verder om te zien hoe wij overal een “ja” van maken.
1. Een globaal beeld bij wat er speelt
Een communicatieprofessional kan niet alles weten wat er in de organisatie gebeurt. Maar het is wel van belang een globaal beeld te hebben. Praat regelmatig (kort!) bij met ‘linking pins’ in de organisatie; mensen die weten wat er speelt. Bestuursadviseurs, projectleiders, teamleiders of bijv. collega’s in de wijk. Ben ook op de hoogte van wat er in belangrijke gremia besproken wordt. Juist als je ruimte tekortkomt, helpt je dit vragen van collega’s beter te categoriseren (bijv. omdat je weet dat er op dat moment projecten opgestart worden waar je beter even op kunt wachten). Bovendien zie je grote communicatievragen eerder aankomen en kun je tijdig adviseren én anticiperen.
2. Prioriteiten (op inhoud) helder krijgen
Tijdens een detachering leggen wij altijd verantwoording af aan een opdrachtgever. Vaak is dit een inhoudelijk opdrachtgever, zoals een (team)manager met een portefeuille die breder is dan Communicatie. Met hem/haar stemmen we op voorhand af waar de prioriteiten in de organisatie liggen. Ook toetsen we er tussentijds hoe we onze uren besteden. Dit kun je natuurlijk ook doen als je vast in een organisatie werkt! Door op te halen welke inhoudelijke thema’s en organisatiedoelen het belangrijkst zijn voor jouw organisatie, kun je de vragen van collega’s langs deze lat leggen. Vraag bijv. een (team)manager óf leg de vraag bij het hele managementteam neer, als je bang bent dat één manager toch gekleurd door zijn/haar eigen teamdoelen naar jouw vraag kijkt.
“Het gaat niet om jezelf overwerken of overdreven efficiënt willen zijn. Het gaat juist om zaken voor zijn, goede afspraken maken en op collega’s kunnen bouwen. Daar is je organisatie mee geholpen. En jij ook!”
― Sara van der Boon, communicatieadviseur
3. Een visie op waar Communicatie wel/niet van is
Er is veelvoudig over geschreven: de positie van het communicatieteam in de organisatie. Een belangrijk referentiekader om je werkzaamheden tegen af te zetten. Wij vinden dat ieder team zou moeten werken met een communicatiestrategie of een communicatie(dienstverlenings)visie waarin beschreven staat welke taken wel/niet bij team Communicatie thuishoren. Maar vaak is dit er (nog) niet.
Als deze kaders ontbreken, is het essentieel afspraken te maken met jouw intern opdrachtgever en directe (communicatie)collega’s over welke rol/taken bij jouw functie horen. Luister naar de wensen van de organisatie, maar wees kritisch op waar jij denkt dat ze écht bij gebaat is. Zo vragen collega’s vaak om het uit handen nemen van de uitvoering, terwijl wij geloven meer bij te dragen als we ze ondersteunen/adviseren, zodat ze het zelf kunnen doen.
De semi communicatieve organisatie
Wij geloven – net als veel anderen in ons vakgebied – in het inmiddels breed omarmde concept ‘de communicatieve organisatie’ (Betteke van Ruler, 2012). Oftewel in een organisatie waarin alle collega’s verantwoordelijkheid nemen voor goede communicatie. Waarin het communicatieteam collega’s coacht, adviseert en ondersteunt bij de communicatie, in plaats van de verantwoordelijkheid over te nemen. Daardoor heeft het team meer tijd de organisatie breed te kunnen ondersteunen én worden inhoudelijke collega’s bedrevener in het pakken van hun eigen communicatierol. Helaas is dat (nog) niet overal de realiteit. Desondanks vinden wij dat ieder communicatieteam en -professional een actieve bijdrage mag (of eigenlijk moet) verwachten van haar inhoudelijke collega’s.
4. Collega’s motiveren hun eigen communicatierol te pakken
Nou, inmiddels hebben we op basis van verschillende niveaus kaders gesteld. Ze zijn goedgekeurd, afgestemd en helpen ons te prioriteren. We zijn ver genoeg! Maar toch… Het ernaar handelen voelt niet altijd prettig. Vaak reageren inhoudelijke collega’s teleurgesteld als je zegt wel te kunnen ondersteunen, maar ze vraagt eerst zelf aan de slag te gaan. Vooral als ze zelf ook weinig ruimte en/of geen affiniteit met communicatie hebben.
Een echte oplossing is daar helaas niet voor. In onze ervaring móeten we een actieve bijdrage van collega’s verwachten als we grip willen houden op onze inzet en bezig willen zijn met de goede dingen. Maar met het scheppen van verwachtingen, een duidelijke uitleg over het waarom (bijv. “omdat er andere inhoudelijke prioriteiten zijn” of “omdat we als organisatie vinden dat we met z’n allen verantwoordelijkheid moeten nemen”) en het meedenken over een alternatieve oplossing kom je al een heel eind. Bovendien laat je een collega zelden met lege handen achter; we streven ernaar altijd íets te betekenen!
Weten wat wij voor jou kunnen betekenen?
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.