Overheden zijn meer dan ooit bezig met innovatie. De complexiteit van maatschappelijke vraagstukken neemt toe. Daarom zoeken ze de samenwerking op met de markt, de wetenschap, het onderwijs en de gemeenschap. Zo’n publieke samenwerking leidt tot slimme(re) oplossingen en creëert (meer)waarde voor de samenleving. Tegelijkertijd brengt het uitdagingen met zich mee. Ook op het gebied van communicatie. Melanie deelt haar aanpak en ervaringen met het project ’t Heerlens Heitje.
De 3 uitdagingen van communicatie:
1. Stroomlijnen van communicatieve belangen: focus op gelijkwaardigheid
Maar liefst zeven partijen zijn betrokken bij het ambitieuze project ’t Heerlens Heitje; ieder vanuit een eigen visie, cultuur, werkwijze en belang. Hoe zorg je er dan voor dat de communicatie vanuit het collectief bijdraagt aan de doelstellingen van het project en tegelijkertijd voor alle partijen afzonderlijk van toegevoegde waarde is? En hoe organiseer je de samenwerking tussen de communicatieprofessionals?
Het begint met een gemeenschappelijk (communicatie)doel en een heldere strategie. Daarop volgt een gezamenlijke communicatieaanpak, regie en een duidelijke structuur waarlangs de samenwerking wordt ingericht. Voor ’t Heerlens Heitje is een communicatiewerkgroep opgericht, waarin alle partijen vertegenwoordigd zijn, met Melanie (als strategisch communicatieadviseur namens de gemeente Heerlen) als kartrekker. De werkgroep vergadert iedere drie weken, de agenda wordt voorbereid en met een werkvoorraadlijst houden we overzicht. De sleutel tot succes is de gelijkwaardigheid binnen de groep. Eerlijk zijn over elkaars belangen en deze erkennen en respecteren. Investeren in de onderlinge relatie, elkaar iets gunnen en elkaar versterken. Zo is er in de werkgroep een mooie dynamiek ontstaan die leidde tot kruisbestuiving, vernieuwende ideeën en een optimale inzet van elkaars kanalen, middelen en netwerk.
“Melanie kwam toen het project zich in een turbulente stroming bevond. Binnen een maand had ze focus, rust en structuur aangebracht.”
― Pieter Bonnema, projectmanager ’t Heerlens Heitje Gemeente Heerlen
2. Omgaan met onvoorspelbaarheid: zorg voor flexibiliteit
Innovatieve projecten zijn vaak proeftuinen om mee te experimenteren en van te leren. Daarom verloopt zo’n project soms ook anders dan je vooraf had bedacht. Experiment(L)eren noemen we dat bij ’t Heerlens Heitje.
Bij onverwachte wendingen is het cruciaal dat communicatie positie pakt op het niveau van de beïnvloeders en beslissers. Geef inzicht in wat de ontwikkelingen betekenen voor het draagvlak, het proces en het imago. Zorg voor flexibiliteit in de communicatie(strategie en -aanpak) en beweeg mee waar nodig. Wees eerlijk en open over (on)haalbare doelen en successen. En ben transparant over gemiste kansen, (inschattings)fouten, valkuilen en leermomenten Dat bezorgt het project en de betrokken partijen alleen maar méér (professioneel) aanzien, draagvlak, sympathie en een gunfactor.
3. Verantwoording afleggen: denk in kansen en leg verbindingen
‘t Heerlens Heitje wordt, net als andere innovatieve (samenwerkings)projecten, gesubsidieerd vanuit een overheidsbron (Europese Unie). Subsidie is vaak een onmisbaar en dankbaar middel om vernieuwing en samenwerking op gang te brengen. De verantwoording erover vergt echter nogal wat tijd en neemt veel bureaucratische rompslomp met zich mee, ook voor communicatie. Het applicationform voor de Urban Innovative Actions (UIA) subsidie van ’t Heerlens Heitje telt maar liefst 93 pagina’s. Communicatie moet over 28 deliverables verantwoording afleggen.
Hoe blijf je als communicatie betekenisvol werk doen en voorkom je dat het alleen gaat over het afvinken van de eisenlijst? We hebben binnen de communicatiewerkgroep van ’t Heerlens Heitje naar elkaar uitgesproken dat onze communicatiestrategie leidend is. De deliverables laten we daaraan bijdragen. Dat vraagt van iedereen de nodige creativiteit en openheid. We denken in kansen en mogelijkheden, in plaats belemmeringen en onmogelijkheden.
’t Heerlens Heitje
’t Heerlens Heitje is de naam van een uniek Heerlens concept: inwoners doen klussen in hun eigen buurt en verdienen hiermee digitale munten – heitjes. Daarmee kunnen ze bij aangesloten Heerlense ondernemers betalen. Het project stimuleert burgerbetrokkenheid, het versterkt de lokale economie en het verbetert de leefomgeving.
’t Heerlens Heitje is een initiatief van de gemeente Heerlen in samenwerking met Heerlen Mijn Stad, CoTown, Brightlands Smart Services Campus, buurtorganisatie Grasbroek-Musschemig-Schandelen, Centraal Bureau voor de Statistiek en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Het wordt financieel ondersteund door het fonds Urban Innovative Actions (UIA) van de Europese Unie.
Ieder project kent z’n eigen uitdagingen
Er is geen blauwdruk voor de (organisatie van de) communicatie van samenwerkingsprojecten. De kunst is om op het juiste niveau aangehaakt te zijn, positie in te nemen en te laveren tussen de verschillende communicatierollen, met het gemeenschappelijk doel voor ogen.
Benieuwd hoe wij kunnen helpen?
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.